Website voor deelnemers

Privacy verklaring

Privacy protocol Stichting BIG Challenge

Het bestuur van Stichting BIG Challenge, gevestigd aan Peelslenk 24, 5754GT, te Deurne hecht eraan dat de bescherming van persoonsgegevens op alle niveaus van de Stichting uitgangspunt van handelen is. Onder persoonsgegevens worden in dit verband verstaan alle gegevens waarmee deelnemers, vrijwilligers en overige relaties geïdentificeerd kunnen worden. Om deze bescherming van persoonsgegevens te bevorderen, besluit het bestuur als volgt:

 

1. Van iedereen die bij de Stichting een bestuurlijke of uitvoerende functie heeft, verwacht het bestuur dat deze handelt in overeenstemming met privacywetgeving en met in achtneming van hedendaagse maatschappelijke opvattingen met betrekking tot de privacy van personen.

2. De penningmeester heeft voor het Stichtingsbestuur een coördinerende rol met betrekking tot de bescherming van de privacy van deelnemers, vrijwilligers en overige relaties van de Stichting. De penningmeester:  is in samenspraak met het secretariaat aanspreekpunt bij vragen over de privacy  gaat na met welke samenwerkingspartners eventueel afspraken over het hanteren van de privacy van leden gemaakt moeten worden en onderneemt hierin actie

3. Het bestuur stelt bijgaande privacyverklaring vast:

  • de privacyverklaring wordt op de website gepubliceerd
  • in de eigen nieuwsbrief volgt een samenvatting van de privacyverklaring en een bericht op welke wijze leden de volledige privacyverklaring kunnen inzien
  • elke deelnemer en vrijwilliger ontvangt na aanmelding de nieuws brief en daarin wordt verwezen naar de privacyverklaring.

4. Het bestuur besluit dat:

  • persoonsgegevens bij voorkeur uitsluitend administratiesysteem worden verwerkt. Hiervan wordt alleen afgeweken indien er naar het oordeel van het bestuur een dringende reden aanwezig is om toch een afzonderlijk bestand bij te houden. Er worden in dat geval schriftelijk afspraken gemaakt over de wijze waarop het bestand met persoonsgegevens wordt beschermd
  • uitsluitend het secretariaat heeft volledige toegang tot de administratie.
  • overige toegang tot de administratie beperkt blijft tot personen die een bestuurlijke of leidinggevende rol bij specifieke activiteiten hebben. Deze toegang wordt beperkt tot de rol activiteitenbeheer. Het bestuur houdt een overzicht bij van personen die toegangsrechten hebben gekregen

5. Er worden geen gegevens van deelnemers, vrijwilligers en relaties met samenwerkingspartners en overige relaties gedeeld zonder nadrukkelijke toestemming van betrokkene.

6. Met vrijwilligers die een rol als verwerker vervullen, wordt een vrijwilligersovereenkomst gesloten.

7. Minimaal eenmaal per jaar wordt in een bijeenkomst met vrijwilligers aandacht besteed aan de wijze waarop in de Stichting optimaal met de privacy kan worden omgegaan.

8. De ICT-systemen (zoals pc, laptop, tablet) waarmee we toegang kunnen krijgen tot persoonsbestanden, worden jaarlijks gecontroleerd op een afdoende beveiliging tegen hacken, virussen, malware.

9. Een bestuurslid of vrijwilliger die data verliest, meldt dit onverwijld bij de penningmeester. Deze beoordeelt hoe hierin binnen de wettelijke regels verder te handelen.

Privacyverklaring

Stichting BIG Challenge, gevestigd aan Peelslenk 24, 5754GT, te Deurne is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Stichting BIG Challenge handelt steeds overeenkomstig de wet. Op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens van deelnemers, vrijwilligers en overige relaties is dat met ingang van 25 mei 2018 de Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing. In deze privacyverklaring geven wij duidelijkheid over wat er met uw persoonsgegevens gebeurt en hoe wij ervoor zorgen dat de veiligheid van de gegevens gewaarborgd blijft.

Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn gegevens die iets over een individu zeggen. Bijvoorbeeld naam, (mail)adres, geboortedatum, foto’s e.d. Wanneer deze gegevens of een combinatie van deze gegevens naar een persoon herleid kunnen worden, spreken we over persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om de veiligheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

  • deelnemers en vrijwilligers van de Stichting BIG Challenge
  • relaties die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn waar wij een relatie mee hebben

Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Als u een relatie met onze Stichting BIG Challenge wilt, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van deze gegevens kunnen we u op de juiste wijze inschrijven als deelnemer, vrijwilliger of als relatie en er zorg voor dragen dat u optimaal van de faciliteiten van de Stichting BIG Challenge gebruik kunt maken. De persoonsgegevens worden door het secretariaat van de Stichting BIG Challenge in een geautomatiseerd Stichting BIG Challenge administratiesysteem verwerkt.

Indien u gebruik maakt van onze website dan is het goed om te weten dat wij niet-persoonsgebonden informatie van bezoekers over het gebruik van deze website verzamelen, zoals de datum en tijd waarop de website is bezocht, het type browser, browser-taal, het Internet Protocol (IP-) adres van de gebruikte computer, het aantal hits, welke pagina’s en sub-pagina’s eerder zijn bezocht en de duur van de gebruikerssessie. Er worden via een bezoek aan de website geen persoonsgegevens verzameld, tenzij u daarvoor kiest en deze informatie specifiek vermeldt.

Welke gegevens worden er van mij opgeslagen?

Om een goede en betrouwbare Stichting BIG Challenge administratie te voeren moet deze aan een aantal voorwaarden voldoen. Hiervoor is een beperkt aantal gegevens van u nodig, die wel verplicht zijn. Daarnaast kunnen er nog een aantal andere, additionele, gegevens worden gevraagd of worden toegevoegd aan de administratie. Het BIG Challenge secretariaat verwerkt alleen gegevens die u vrijwillig beschikbaar stelt aan de Stichting BIG Challenge. De volgende verplichte en additionele gegevens worden vastgelegd. Verplichte gegevens zijn de minimale gegevens die nodig zijn om een correcte Stichting administratie te kunnen voeren. Het gaat hier om:

  • achternaam, tussenvoegsel, voorletters, straat en huisnummer, postcode, woonplaats

Additionele gegevens zijn van belang zijn om op een goede wijze met u te communiceren of houden verband met activiteiten waaraan u deelneemt of functies die u in de organisatie vervult. Het gaat om de volgende additionele gegevens:

  • gegevens om op een goede en correcte manier met u te communiceren en u te informeren; voornaam, aanspreektitel, vaste telefoon, mobiele telefoon, e-mailadres
  • gegevens als u een functie binnen de organisatie vervult; deze gegevens worden in een werkgroep vastgelegd. Uw gegevens worden gekoppeld aan deze werkgroep. De naam van de functie en de datum ingang van deze functie worden vastgelegd. Bij beëindiging van de functie wordt de einddatum toegevoegd
  • gegevens als u deelneemt aan een activiteit: uw gegevens worden gekoppeld aan een activiteit. Heeft u een taak binnen deze activiteiten dan kan dat worden vastgelegd.
  • gegevens over uw deskundigheden en vaardigheden; er kan u gevraagd worden of u over deskundigheden of vaardigheden beschikt die van toepassing kunnen zijn binnen Stichting BIG Challenge. Als u bereid bent zich in te zetten voor uw organisatie dan kunnen deze gegevens gekoppeld worden aan uw persoon

Stichting BIG Challenge verwerkt geen bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens zijn strikt vertrouwelijke gegevens waarvoor extra privacybescherming van toepassing is, zoals bijvoorbeeld medische informatie, ras, politieke of geloofsovertuiging, strafrechtelijke gegevens e.d. Dat soort gegevens zijn niet nodig voor het doel van onze Stichting.

Wie legt de verplichte gegevens vast en wie mag deze gebruiken?

De verplichte gegevens worden vastgelegd door het bevoegd secretariaat van de Stichting BIG Challenge. Niemand anders dan deze bevoegde personen kunnen deze gegevens wijzigen of aanvullen. Deze bevoegde personen zijn door het bestuur van de Stichting BIG Challenge aangesteld in de functie van het secretariaat. Deze gegevens mogen worden gebruikt door de Stichting BIG Challenge waar bij u zich hebt aangemeld als deelnemer of vrijwilliger. Stichting BIG Challenge verstrekt indien noodzakelijk alleen gegevens aan de Stichting Alpe D’HuZes en nimmer aan derden.

Kan ik de gegevens inzien die van mij geregistreerd zijn?

U heeft altijd het recht te weten welke gegevens er van u zijn geregistreerd. Als u deze wilt inzien maakt u een afspraak met het secretariaat van de Stichting BIG Challenge via info@bigchallenge.eu

Kan ik gegevens van mij laten wijzigen in de Stichting BIG Challenge administratie?

Wanneer u van mening bent dat er onjuiste gegevens van u zijn vastgelegd kunt u deze laten wijzigen. U neemt contact op met het secretariaat van de Stichting BIG Challenge info@bigchallenge.eu en geeft aan om welke gegevens het gaat en verstrekt daarbij de juiste gegevens. Het secretariaat zal u schriftelijk laten weten of zij bereid zijn uw gegevens te wijzigen of niet. Het bestuur (secretariaat) zal een duidelijke reden geven wanneer zij hiertoe niet bereid zijn.

Heb ik de mogelijkheid gegevens van mij te laten verwijderen?

Gegevens die verplicht zijn voor het voeren van een correcte Stichting BIG Challenge administratie of de afwikkeling daarvan kunnen niet verwijderd worden. Hiertoe behoren niet de zogenoemde additionele gegevens zoals bijvoorbeeld een emailadres e.d. Het kan ook zijn dat tijdelijk gegevens van u zijn opgeslagen voor een activiteit waaraan u deelneemt. U moet hierbij denken een paspoortnummer voor deelname aan een buitenlandse reis, uw kenteken voor een beveiligde parkeerplaats. Uiteraard heeft u deze gegevens zelf verstrekt. Het bestuur is verplicht deze gegevens direct na het einde van de activiteit te verwijderen. Is dat niet gedaan dan heeft u het recht dit alsnog te laten doen. Als u permanente of tijdelijke gegevens wilt laten verwijderen neemt u schriftelijk contact op met het secretariaat info@bigchallenge.eu en geeft aan welke gegevens u verwijderd wilt hebben. Het bestuur zal u dan laten weten of hij bereid is deze gegevens wel of niet te verwijderen. Is zij hiertoe niet bereid dan wordt daarvoor duidelijk een reden aangegeven.

Welke mogelijkheden heb ik wanneer het bestuur mijn verzoek tot wijziging of verwijdering van mijn gegevens afwijst?

Het bestuur zal u altijd een schriftelijke motivatie geven als zij niet bereid zijn tot aanpassing of verwijdering van uw gegevens. In ditzelfde schrijven wordt aangegeven welke mogelijkheden u daarna nog heeft. De eerste mogelijkheid is dat u, binnen een bepaalde tijd, in bezwaar kunt gaan bij het Bestuur. Daarvoor is een procedure opgesteld. Wordt uw bezwaar afgewezen dan heeft u nog de mogelijkheid in beroep te gaan bij de beroepscommissie bescherming persoonsgegevens, ingesteld door Stichting BIG Challenge. Deze commissie brengt een voor alle partijen bindend advies uit. Daarnaast of daarna heeft u altijd de mogelijkheid gebruik te maken van het Burgerlijk Recht.

Waar worden gegevens van mij bewaard?

Al uw gegevens worden op één centrale plaats – Mailplus systeem en CSM-systeem- bij het secretariaat bewaard. Het secretariaat zorgt ervoor dat uw gegevens niet verloren gaan en beveiligd blijven tegen ongeoorloofd gebruik. Het opslaan van gegevens op slechts een plaats geeft de grootste garantie tegen misbruik van gegevens.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard?

Indien u zich als deelnemer of vrijwilliger laat uitschrijven, verdwijnen uw gegevens vanaf de uitschrijfdatum uit het bestand van de Stichting BIG Challenge. Er worden dan nog gegevens over naam, adres en woonplaats, de uitschrijfdatum en de reden van uitschrijving in een bestand van oud-Stichting BIG Challenge opgenomen. Dit bestand wordt uitsluitend gebruikt om statistische informatie zoals Stichting BIG Challenge aantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren.

Deurne 22-11-2018. Bestuur Stichting BIG Challenge