Financiële afwikkeling beursverkopen

Door de aanschaf van een pinautomaat (alleen beschikbaar voor beurzen) kunnen deelnemers gemakkelijker en daardoor meer geld inzamelen als mensen geen geld bij zich hebben. Dit vraagt echter ook een zorgvuldige afwikkeling achteraf voor een juiste verdeling van het sponsorgeld.

Om misverstanden en onderlinge irritaties te voorkomen zijn onderstaande spelregels opgesteld. Uitgangspunt hierbij is dat wij allemaal hetzelfde doel nastreven waarbij samenwerking en elkaar helpen centraal moeten staan.



Spelregels
1. Samenwerken
Uitgangspunt is dat shirtverkoop niet als ieder voor zich, maar als team per beursdag gezien en gedaan hoort te worden. Per beursdag heb je er dus samen belang bij dat je samen zoveel mogelijk shirts etc. verkocht krijgt aan zoveel mogelijk beursbezoekers en dat vereist onderlinge samenwerking. 

2. Verdeling opbrengst sponsorgeld per beursdag
Per beursdag wordt het totale bedrag aan sponsorgeld (zowel cash als pingeld) evenredig verdeeld tussen de standbemanning op basis van het aantal gewerkte dagdelen (ochtend, middag of avond). 

Een voorbeeld: 
Er starten s’middags 3 mensen die 90 shirts verkopen, 2 gaan naar huis, 1 blijft ook de avond en er komen s’avonds 4 nieuwe mensen bij, dus 5 in totaal. In de avond worden er door deze 5 mensen in totaal nog 200 shirts verkocht. De verdeling is dan als volgt:
In totaal zijn er 290 shirts verkocht op deze beursdag is € 2.900,- 
Het totaal gewerkte aantal dagdelen is: 1 persoon x 2 dagdelen en 6 personen x 1 dagdeel = 8 dagdelen. De verdeling is dan als volgt: per dagdeel is € 2.900,-  gedeeld door 8 dagdelen = € 362,50 omgezet. Dus 1 persoon ontvangt 2x € 362,50 = € 725,- en 6 personen ontvangen ieder € 362,50.

3. De logistieke geldstroom
Vooraf wordt per beursdag afgesproken wie verantwoordelijke is voor de start en wie verantwoordelijk is voor de afsluiting.

De startverantwoordelijke van die beursdag zorgt voor:
- Wisselgeld en de standbemensingslijst (SBL)
- Wisselgeld wordt in het geldkistje gedaan en genoteerd op de SBL.
- Iedere ‘aanwezige verkoper’ vult zijn naam in op de SBL. 
- Als de startverantwoordelijke naar huis gaat, dan pakt deze zijn ingebracht wisselgeld uit het geldkistje en tekent dit af op de SBL.

De afsluitverantwoordelijke van die beursdag zorgt voor:
- De verdeling van het cashgeld 
- Hij/zij telt het cash sponsorgeld en noteert dit bedrag op de SBL.  
- Hij/zij neemt het cash geld mee naar huis. 
- Direct na de beurs ontvangt hij/zij van de penningmeester van BIG Challenge ook het bedrag van de pinbetalingen van die beursdag. Zodra dit binnen is zorgt hij/zij er binnen 3 dagen voor dat het correct verdeelde eindbedrag (cash en pingeld) op de sponsorpagina’s wordt gestort van de mensen die shirts hebben verkocht.
- De standbemensingslijst (SBL) stuurt hij via de mail naar de penningmeester die deze bewaart. 

Met deze spelregels meent de stuurgroep ieders inbreng op een beurs gelijk te trekken. Of je nu op een rustige middag of op een drukke avond op de beurs hebt gestaan, of dat je hebt geholpen met op- of afbouwen, ieders rol is belangrijk. Discussies over wie wat wanneer heeft opgehaald hopen we hiermee te voorkomen.